Au sein du Pôle Solidarité et Services aux Usagers, vous intégrez le service coordination et ressources, composé de 8 collaborateurs, sous la responsabilité de la cheffe de service. 

• Assurer l’interface avec la direction de la communication sur l’ensemble des demandes de communication du Pôle : assurer le recensement annuel des besoins, accompagner et conseiller les directions sur le cadrage de leurs besoins, faire le lien avec la direction de la communication et assurer le suivi des demandes.
• Assurer la coordination logistique des évènements du Pôle : accompagner les directions porteuses des projets d’évènements dans la définition de leurs besoins, assurer le lien avec le protocole, la logistique et la communication, assurer le suivi de l’organisation des évènements.
• Assurer le suivi du process séance publique : réaliser le rétroplanning de chaque session, assurer le suivi du respect des échéances, relire les rapports sur le fond et la forme.
• Travailler conjointement avec l’assistante de direction à l’élaboration de dossiers transversaux et contribuer au traitement des affaires ponctuelles urgentes
• Rédiger des notes, synthèses, documents et comptes rendus.
• Réaliser des présentations.
• Assurer la création et l’administration de tableaux de bord, de bases de données
• Participer à des réunions sur des sujets divers en fonction des projets du pôle
• Assister l’adjoint au DGA sur les projets et dossiers
• Assurer une assistance administrative, en suppléance de l’assistante de direction :
• Organiser des rendez-vous et réunions, gérer des plannings
• Assurer l’accueil physique et l’accueil téléphonique du service
  Assurer le suivi, l’enregistrement et le traitement des courriers (Kolok) ainsi que des parapheurs ; veiller au respect des chartes graphiques et des procédures.
• Assurer une assistance au Directeur Général adjoint sur des dossiers d’administration générale et des dossiers réservés (secrétariat, planning et logistique)

Vous :

• Êtes rigoureux et veillez au respect des échéances
• Possédez d'excellentes capacités rédactionnelles
• Savez traiter les informations et alerter sur les problématiques repérées
• Avez le sens du travail en équipe
• Faites preuves de fiabilité et de discrétion

Vous êtes titulaire du baccalauréat ou d'un diplôme équivalent et avez une première expérience sur un poste similaire. 

• Maitrise des logiciels de bureautique et de présentation
• Maîtrise d'internet, messagerie, intranet
• Capacité à utiliser les logiciels métier (Kolok, OS congés, Poséidon...)