Le bureau dont vous avez la responsabilité est composé de douze agents d’accueil et quatre vacataires. Il est rattaché au service des publics qui compte également un bureau des publics en charge de la commercialisation des espaces, des relations partenariales et des réservations et une une équipe médiation (sept médiateurs et trois vacataires).
L’accueil, première vitrine du musée, constitue un service stratégique qui véhicule l’image du Département du Rhône.
Membre de l’équipe de direction, le chef de bureau doit être porteur et garant des principes et valeurs institutionnels et les décliner dans les domaines relevant de sa compétence, piloter, coordonner et animer le bureau qu’il dirige (gestion RH, budgétaire, achats).
Il est le garant des conditions d’ouverture du musée et d’accueil des publics.
Vos missions principales sont les suivantes
1/ Organiser l’activité des agents d’accueil :
- Organiser l’activité des agents d’accueil et le planning de travail afin d’assurer les conditions nécessaires à l’ouverture du musée, de sa boutique et à l’organisation des activités.
- Garantir les conditions d’accueil physique des individuels et des groupes, d’accueil téléphonique des usagers, d’accès et de diffusion des informations, de surveillance des œuvres, de sécurité des biens et de sûreté des personnes.
- Anticiper, proposer, alerter lorsque les conditions d’accueil sont dégradées.
- Veiller à la qualité de l'accueil des visiteurs.
- Organiser la communication entre les différentes entités du musée et recueillir les informations nécessaires à la coordination des activités et événements afin de garantir de bonnes conditions d’accueil.
2/ Manager une équipe et garantir l’atteinte des objectifs fixés :
- Optimiser les ressources.
- Fédérer l’équipe autour de la nouvelle dynamique souhaitée dans le cadre du Projet scientifique et culturel (PSC) et du projet de modernisation du musée.
- Assurer le suivi RH.
- Coordonner la gestion administrative et budgétaire, élaborer le budget et veiller à son exécution.
- Veiller à l’application des procédures.
- Répartir, contrôler, manager les activités complémentaires des agents d’accueil : missions administratives et logistiques garantissant le bon fonctionnement du service accueil.
- Rédiger des documents administratifs et rapports d’activités.
- Tenir à jour et analyser les statistiques de fréquentation.
- Organiser la remontée des informations et rendre compte à son chef de service.
3/ Assurer le fonctionnement du logiciel de billetterie et de la vente en ligne :
- Superviser le bon fonctionnement de la billetterie et de la vente en ligne en lien avec les agents d'accueil en charge de ces missions et les différents services du musée, les services supports du Département (usages numériques, communication) et les prestataires extérieurs.
4/ Mettre en place, développer et organiser les conditions optimales de fonctionnement de la boutique du musée :
- Orienter la stratégie de mise en place et développement de la boutique, étoffer l’offre d’articles en fonction de la saisonnalité et des activités du musée (ex : évènements, expositions temporaires).
- Superviser l’agencement de l’espace de vente et la mise en vitrine afin de valoriser les produits proposés.
- Gérer les stocks, réceptionner les commandes.
- Garantir les conditions d’organisation et de fonction.
· Capacité à manager une équipe
· Capacité à gérer une régie d’avance et de recettes.
· Capacité d'adaptation au changement (polyvalence).
· Esprit d'initiative, rigueur, sens de l'écoute.
· Capacité à travailler en équipe.
· Capacité de distanciation.
· Gestion du stress.
· Connaissance du milieu muséal, du spectacle vivant et intérêt pour l’archéologie, les sciences humaines et les sciences et techniques.
· Capacité à utiliser des logiciels bureautiques et progiciels spécialisés : Vivaticket, A-régie, APIDAE… (formations possibles).