En rejoignant notre pôle Solidarités, Proximité et Service aux Usagers, vous intégrerez une équipe de 8 personnes, dont 3 gestionnaires domaine enfance. 

1/ Instruction et suivi de dossiers :

·         Prendre en charge, constituer, saisir, instruire et suivre des dossiers en lien avec ses compétences

·         Rechercher des informations (réglementaires, legislatifs, …).

·         Demander les pièces complémentaires selon le type de demande

·         Réaliser des saisies de données, de documents

·         Gérer et suivre des rapports

·         Etablir des actes administratifs dans le respect des procédures

·         Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

·         Assurer le suivi des retours

·         Présenter les dossiers en instance

·         Apporter une expertise administrative sur le traitement des dossiers

·         Coordonner les informations autour des dossiers : mise à jour, suivi, classement

2/ Participation aux opérations de contrôle :

·         Vérifier la validité des informations traitées

·         Renforcer le suivi des dossiers pour les dispostifs financiers, administratif (et / ou de subvention)

·         Etre garant du contrôle des échéances et de l’application des procédures dans son domaine

·         Vérifier la complétude des dossiers

·         Assurer la formalisation et la mise à jour de procédures de gestion de l’activité

·         Analyser les éléments du dossier (étudier les justificatifs, …).

·         Apporter les corrections nécessaires

 3/ Conseil, information et renseignement :

·         Assurer un rôle d’information et de conseils aux différents interlocuteurs

·         Renseigner sur les procédures à suivre pour toutes demandes en lien avec son domaine

·         Renseigner et orienter les usagers internes et/ou externes pour faciliter leurs démarches

·         Informer les usagers internes et/ou externes de l’avancée de l’instruction de leur dossier et répondre aux questions

4/ Rédaction de procédures, de notes, d’outils :

·         Participer au développement et à la mise en œuvre d’outils favorisant un mode de fonctionnement agile

·         Rédiger des documents (prise de notes, mettre en forme tous types de courriers, comptes-rendu, …)

·         Élaborer des tableaux de bords, de suivi d’activité et de pilotage

·         Réaliser une veille documentaire, se tenir informé des évolutions

·         Être garant de la démarche qualité des documents produits

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

·         Assurer l'organisation logistique des réunions

·         Identifier et récoler la collection des œuvres d’art du Département

·         Piloter et coordonner la logistique des activités culturelles

·         Gestion de la carrière et de la paie

·         Gestion financière (Vérifier les pièces comptables, saisir les engagements)

Connaitre et maitriser son environnement de travail
Connaître la collectivité et son organisation (fonctionnement, missions), les interlocuteurs internes et partenaires externes. Connaître les pratiques de la collectivité : les chartes en vigueur, les protocoles.
Instruire et contrôler des dossiers
Planifier, préparer et suivre un dossier du début à la fin grâce à une analyse des différentes pièces administratives tout en gardant le lien avec l'usager. Etre garant de la recevabilité du dossier grâce à une analyse des différentes pièces administratives.
Renseigner des usagers internes et externes
Faire le lien entre l'usager et la collectivité en le renseignant sur les différents dispositifs administratifs.
Suivre les dossiers et les procédures
Assurer la gestion administrative relative à sa mission, garantir le respect de la législation, respecter les dates d'échéance.

·         Assistanat administratif 

Connaissance à avoir en fonction du domaine d’intervention :

·         Solidarités – social – médical

OUTILS BUREAUTIQUES : Word, Excel, Outlook, PowerPoint

LOGICIELS METIERS : IODAS